Eventos, elementos clave para una buena organización

La primera comunión de Luis

 

Hoy en día las celebraciones de eventos están a la orden del día. El motivo es lo de menos. Por ejemplo, supongamos que no encuentras a alguien digno de ti, ¿porqué no encontrarte tu mismamente y casarte? Felicidades, es la mejor elección de tu vida, nadie te aguantará más que tu a ti misma/o ni te querrá tanto como ti a ti misma/o. La decisión está tomada y ¿entonces? ahora falta todo lo demás. ¿Tendrás las suficientes energías para organizar un evento tan importante?

Ese y otros más eventos, como la despedida de soltero, la separación, incluso alguien celebró su funeral en vida ( que curiosos que son algunos que no se pueden esperar ni a morirse), hasta otros más formales como los relativos al tema institucional, empresarial, requieren de una serie de puntos a tomar en cuenta.

En este artículo te damos 12 puntos a tomar en cuenta para preparar un evento. Comenzamos

 

 

1. Razón de ser del evento

¿Para que se realiza el evento? ¿Se trata de un evento familiar, profesional, institucional, cultural, deportivo, religioso? Dependiendo del tipo de evento existe un protocolo a seguir desde una carrera deportiva, un funeral, una boda, la inauguración de un edificio, el estreno de una película, la presentación de un libro, etc.. todo sigue un protocolo claro que también hay quien se lo salta!

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2. Asistentes

¿Quienes asistirán? Antes hay que hacer una lista de invitados. Dependiendo del carácter del evento, los invitados serán familiares, amigos, profesionales, institucionales, empresariales. Pero.. ¿a quién invitamos? ¿cómo hacer la lista?

Es sumamente importante tener en cuenta cuantos asistirán al evento porque influirá en el presupuesto. No es lo mismo una reunión de 8 personas que 80, tanto por el coste en si, como por los lugares y las necesidades del evento.

La lista de invitados se debe comenzar por incluir a todas las personas que pensamos que deben estar. Luego según el presupuesto, habrá que hacer un filtrado entre los indispensables y los que no. También habrá que tener en cuenta si hay otras personas que aún no organizando el evento pueden proponer a otros asistentes. Y si las personas invitadas pudieran venir acompañadas.

¿Os acordais de la boda de Lolita? Si me queréis, marcharse, si me queréis.. irse” decía Lola Flores, y no era para menos, ya que la iglesia con capacidad de hasta 1200 personas llegaba a los 5.000.

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3. Presupuesto

El presupuesto influirá en todo lo demás. Dependiendo de cuanto queramos gastarnos, así será el evento. A cada bolsillo un evento ajustado. Por curiosidad, ¿ sabes cual ha sido la boda más cara hasta ahora? Fueron una pareja hindú, se celebró en Versalles, 4 días y 60 millones de euros.. y solo 180 invitados.

 

4. Fecha

¿En que estación? ¿mañana, tarde o noche? ¿cuál es la duración prevista? No es lo mismo un evento al aire libre en verano que en otoño donde hay más probabilidades de mal tiempo.

 

5. Lugar

El número de asistentes y el tipo de evento determinan en gran medida el lugar de celebración. Para eventos pequeños, lugares grandes quedan mucho más deslucidos. O al contrario, mucha gente en lugares muy pequeños son un agobio.

 

6. Requisitos técnicos, especificaciones

¿Hay cobertura? ¿Hay wifi? para reuniones de trabajo es un must ¿Hay música? ¿alguien tiene que hablar en público? ¿micro, altavoces, proyector? Cuanto mejor sea la labor de estudio y organización, menor es la posibilidad de que se presenten problemas. A pesar de que este trabajo esté bien hecho, es inevitable encontrarse con algunos inconvenientes,

Por ejemplo, la falta de baños en la boda real de los Príncipes de Asturias, según contaba Revilla

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7. Menús

El lugar que has elegido para el evento ¿tiene cocina o tendrás que contratar un catering? Puede ser que el evento prevea algún tipo de aperitivo. En una reunión de trabajo son frecuentes los coffe breaks, que van desde un refresco o un café con algo para picar, hasta algo más extenso como un brunch, un vino español, un aperitivo, una comida. Algo de pie si es más informal o algo sentados lo que conlleva un menú más elaborado. Cuanto más formal, más se incrementa el precio del servicio. Por cierto, la boda más famosa de la historia, debe ser las bodas de Caná, donde Jesús convirtió el agua en vino.

 

8. Ambientación

No está de más ambientar el lugar acorde a lo que se va a celebrar. Si es de temas empresariales, con información de la empresa, desplegables, fotos, revistas. Para dar colorido y ambiente las flores no pueden faltar en casi ningún evento de tipo familiar.

Un foto call ayuda a dar ambiente, identificar el evento, etc.. incluso hay celebraciones temáticas: fiestas árabes hippies, año sesenta. Una buena ambientación anima mucho en cualquier celebración y da juego a la interacción si se sabe hacer.

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9. Fotos

Hoy en día quien tiene un teléfono en la mano tiene una cámara y seguro que hará alguna foto. Lo mejor es compartir fotos a través de las redes sociales, pero ¿cómo?. Una idea puede ser creando un grupo o evento en Facebook donde incluir a los asistentes y donde postearan las fotos o los álbumes donde se hayan publicado las fotos para que todo el mundo pueda disfrutar de ellas.

 

10. Animadores

 

11. Animadores, presentadores, conductores del evento.

Es una figura fundamental. ¿Quien recibirá a los asistentes? ¿que funciones desempeñará? Es un detalle importante recibir a los invitados a la llegada del evento. Señalizar e indicar que se va a hacer y donde dirigirse importante para que los asistentes no parezcan perdidos y desamparados.

  1.  

    Recuerdos

En cualquier evento de cierto nivel no pueden faltar los recuerdos del evento. En congresos no puede faltar la típica carpeta, bolígrafo, bolsa, en las bodas, que se preste. Juan Cubeiro en una charla habla sobre una enseñanza de los chinos respecto a los regalos.

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12. Ilusión

Hay que ponerle ganas, entusiasmo y dar todo de si. Con una buena preparación todo debe salir a las mil maravillas. En el momento de la verdad, es decir, en el desarrollo del evento, hay que estar pendiente de todo para que fluya, manteniendo la calma y transmitiendo serenidad y control y procurar que todo el mundo se encuentre a gusto. Y A celebrar!!

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En resumen, que si te lo piensas mejor y necesitas de alguien que te lo organice siempre puedes congtar la ayuda de otras personas, empresas que se dedican a ello, como es el caso de dos hermanas extremeñas, Rocío y María, a las que nos encantan los detalles, hacer las cosas con mimo y cuidar hasta el más mínimo detalle…

Por eso te podemos ayudar a organizar todo tipo de eventos con encanto, eventos personalizados, eventos únicos.

 

20 respuesta a “Eventos, elementos clave para una buena organización”

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